Sample Receiving Technician/ Technicien de dépôt échantillon

Customer (Client Services)/Service à la Clientèle | Markham, ON

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Job Duties
Receive and log-in samples in the LIMS system. Also assist laboratory personnel in re-keying samples such as re-testing, correcting worksheets and work-orders, and reprinting worksheets.

Contact clients by telephone to communicate sample problems or discuss follow-up questions.
Store samples in the appropriate manner (fridge/freezer, incoming area, login) until it is logged into LIMS / transported to lab. Ensure sample integrity is maintained.
Log in sample in preparation for analysis. Review sample and any attached documentation to assign identification number and enter information to LIMS. Prepare documentation as necessary. Take temperature of samples upon receipt and record in LIMS.
Inform Client Service Representative or where necessary contact Client to obtain and clarify missing or unclear information to ensure the identification of Client details, test code, sample contents or where necessary with regards to dispute in integrity of the incoming samples.
Label all newly logged samples using stickers mentioning all required details.
Proofread all orders registered by another login personnel to verify accuracy of test and other details recorded.
Assist in the review of client documentation upon receiving orders to avoid problem issues.
Shipping and receiving of laboratory samples.  Washing and return of client coolers. 
Maintain knowledge of Laboratory Information Management System (LIMS) that is required to complete job responsibilities.
Support corporate quality and continuous improvement process. Perform necessary tasks related to quality control parameters for the function being performed.
This position has the responsibilities and authority to identify departures from the quality system or test procedures and document such observations in accordance with the prescribed non-conforming system and notifies the supervisor.
Adhere to all safety policies.
Perform other duties as needed

Qualifications

A proficient level of data entry and other clerical skills are needed to ensure accurate entry and proper documentation.  A general knowledge of work place safety procedures and policies is necessary to ensure safe working environment.   This position requires good interpersonal, verbal and written communication skills to interface with clients and assist in building departmental relationships.  Planning and organizational skills are needed to ensure that samples are received properly.  Client focused attitude with a desire to improve processes.  Post secondary diploma is an asset. 

 

Survol

Ce poste fonctionne en tant que reception et traitement des echantillons de laboratoire de clients. Il relève du directeur des opérations.

Tâches
Recevoir et entrer les échantillons dans le système SGIL. Il aide également le personnel du laboratoire dans la vérification des échantillons, comme les tests additionnels, la correction des feuilles et des ordres de travail, et la réimpression de ces feuilles.Communiquer avec les clients par téléphone pour leur divulguer les problèmes des échantillons ou pour faire un suivi sur les questions posées.Stocker les échantillons de manière appropriée (réfrigérateur ou congélateur, zone de transfert) jusqu’à ce qu’ils soient entrés sur le SGIL ou transportés au laboratoire; veiller à l’intégrité constante des échantillons.Entrer au système les échantillons prêts à l’analyse. Examiner les échantillons et tout autre document connexe, assigner un numéro d’identification, et entrer l’information dans le SGIL. Préparer la documentation, si nécessaire. Prendre la température des échantillons au moment de la réception et de son entrée dans le SGIL.Informer le représentant du Service à la clientèle ou, si besoin est, communiquer avec le client, pour obtenir ou clarifier les renseignements manquants ou flous afin de veiller à la bonne identification du client, des codes de test, du contenu des échantillons ou, si nécessaire, au sujet de l’intégrité des échantillons à venir.Marquer les nouveaux échantillons au moyen d’étiquettes comprenant tous les détails requis.Réviser toutes les commandes enregistrées par un autre employé afin de vérifier l’exactitude des tests et des autres données entrées.Participer à la revue des documents clients à la réception des ordres afin d’éviter les situationsproblématiques. Envoi et réception des échantillons de laboratoire. Nettoyage et retour des glacières de clients. Mettre à jour les informations dans le Système de gestion de l’information des laboratoires (SGIL) qui sont requises pour accomplir les tâches liées du poste. Soutenir le processus de qualité et d’amélioration continue de l’entreprise. Effectuer les tâches nécessaires liées aux paramètres de contrôle de la qualité du poste. Le titulaire du poste est chargé d’identifier les écarts dans le système de qualité ou les procédures de tests, de documenter ses observations conformément au système prescrit de non-conformité, et d’en aviser son superviseur. Adhérer à toutes les politiques en matière de sécurité. Réaliser toute autre tâche, au besoin.

Compétences

   Un niveau de maitrise élevé d'entrée de données et d'autres compétences administratives sont necessaires pour assurer des entrées precises et une documentation correcte. Des connaissances générales des procédures et des politiques de sécurité dans un lieu de travail sont nécessaires afin de maintenir un environnement de travail sécuritaire. Ce poste exige de bonnes compétences en relations interpersonnelles et en communication verbales et écrite, afin que le titulaire soit en mesure de créer et d’entretenir de bonnes relations avec les clients ainsi qu'avec le département. De bonnes aptitudes de planification et d'organisation sont nécessaires pour assurer que les échantillons sont reçus proprement. Une attittide axée sur le client avec un désir d'améliorer les proces. Un diplôme secondaire est un atout.

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