Client Service Technician/Technicien du Service à la Clientèle

Customer (Client Services)/Service à la Clientèle | Markham, ON

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Overview

The position functions in a lead capacity in supporting the client service area by overseeing the smooth transition of the lab workflow involved in receiving and processing samples. This position reports to the Operations Manager Adminstration.

Job Duties

  1. Receive and log-in samples in the LIMS system. Also assist laboratory personnel in re-keying samples such as re-testing, correcting worksheets and work-orders, and reprinting worksheets.
  2. Contact clients by telephone to communicate sample problems or discuss follow-up questions.
  3. Store samples in the appropriate manner (fridge/freezer, incoming area, login) until it is logged into LIMS / transported to lab. Ensure sample integrity is maintained.
  4. Log in sample in preparation for analysis. Review sample and any attached documentation to assign identification number and enter information to LIMS. Prepare documentation as necessary. Take temperature of samples upon receipt and record in LIMS.
  5. Inform Client Service Representative or where necessary contact Client to obtain and clarify missing or unclear information to ensure the indentification of Client details, test code, sample contents or where necessary with regards to dispute in integrity of the incoming samples.
  6. Label all newly logged samples using stickers mentioning all required details.
  7. Proofread all orders registered by another login personnel to verify accuracy of test and other details recorded.
  8. Assist in the review of client documentation upon receiving orders to avoid problem issues.
  9. Maintain knowledge of Laboratory Information Management System (LIMS) that is required to complete job responsibilities.
  10. Support corporate quality and continuous improvement process. Perform necessary tasks related to quality control parameters for the function being performed.
  11. This position has the responsibilities and authority to identify departures from the quality system or test procedures and document such observations in accordance with the prescribed non-conforming system and notifies the supervisor.
  12. Adhere to all safety policies.
  13. Perform other duties as needed.

Qualifications

This position requires a general knowledge of food testing obtained from several years of laboratory experience or a post secondary education in Food Science or Microbiology or Chemistry. A general knowledge of laboratory safety procedures and policies is necessary to ensure safe working environment. A general level of data entry and other clerical skills are needed to ensure accurate entry and proper documentation. Some leadership skills are essential to secure proper and efficient daily operation of assigned tasks. This position requires good interpersonal, verbal and written communication skills to interface with clients and assist in building departmental relationships. Client empathy and general knowledge of service attributes that support high client satisfaction is required to provide proactive and responsible service to clients. Have a working knowledge of the internal IQA and TQM programs. Planning and organizational skills are needed to ensure that samples are received properly.

 

Survol

Le titulaire du poste est aux premières lignes du soutien à la clientèle en supervisant une transition sans heurts entre le travail effectué en laboratoire, la réception et le traitement des échantillons. Il relève du directeur des opérations.

Tâches

  1. Recevoir et entrer les échantillons dans le système SGIL. Il aide également le personnel du laboratoire dans la vérification des échantillons, comme les tests additionnels, la correction des feuilles et des ordres de travail, et la réimpression de ces feuilles.
  2. Communiquer avec les clients par téléphone pour leur divulguer les problèmes des échantillons ou pour faire un suivi sur les questions posées.
  3. Stocker les échantillons de manière appropriée (réfrigérateur ou congélateur, zone de transfert) jusqu’à ce qu’ils soient entrés sur le SGIL ou transportés au laboratoire; veiller à l’intégrité constante des échantillons.
  4. Entrer au système les échantillons prêts à l’analyse. Examiner les échantillons et tout autre document connexe, assigner un numéro d’identification, et entrer l’information dans le SGIL. Préparer la documentation, si nécessaire. Prendre la température des échantillons au moment de la réception et de son entrée dans le SGIL.
  5. Informer le représentant du Service à la clientèle ou, si besoin est, communiquer avec le client, pour obtenir ou clarifier les renseignements manquants ou flous afin de veiller à la bonne identification du client, des codes de test, du contenu des échantillons ou, si nécessaire, au sujet de l’intégrité des échantillons à venir.
  6. Marquer les nouveaux échantillons au moyen d’étiquettes comprenant tous les détails requis.
  7. Réviser toutes les commandes enregistrées par un autre employé afin de vérifier l’exactitude des tests et des autres données entrées.
  8. Participer à la revue des documents clients à la réception des ordres afin d’éviter les situationsproblématiques.
  9. Mettre à jour les informations dans le Système de gestion de l’information des laboratoires (SGIL) qui sont requises pour accomplir les tâches liées du poste.
  10. Soutenir le processus de qualité et d’amélioration continue de l’entreprise. Effectuer les tâches nécessaires liées aux paramètres de contrôle de la qualité du poste.
  11. Le titulaire du poste est chargé d’identifier les écarts dans le système de qualité ou les procédures de tests, de documenter ses observations conformément au système prescrit de non-conformité, et d’en aviser son superviseur.
  12. Adhérer à toutes les politiques en matière de sécurité.
  13. Réaliser toute autre tâche, au besoin.

Compétences

Ce poste exige des connaissances générales en analyse alimentaire, obtenues par le biais de plusieurs années d’expérience en laboratoire ou d’une éducation postsecondaire en sciences de l’alimentation, en microbiologie ou en chimie.Des connaissances générales des procédures et des politiques de sécurité en laboratoire sont nécessaires afin de maintenir un environnement de travail sécuritaire. Des compétences de base en entrée de données ou en administration sont requises pour assurer l’entrée exacte des données et une documentation adéquate. Il doit démontrer certaines compétences en supervision de personnel afin de veiller à une réalisation appropriée et efficace des tâches quotidiennes. Ce poste exige des bonnes compétences en relations interpersonnelles et en communication verbale et écrite, afin que le titulaire soit en mesure de créer et d’entretenir de bonnes relations avec les clients. Le titulaire doit faire preuve d’empathie envers les clients et de connaissances générales dans le domaine du service pour leur fournir une satisfaction élevée.Ces éléments sont essentiels à un service proactif et réactif aux clients. Il doit avoir une connaissance pratique des programmes internes de l’IQA et de la QT. De bonnes aptitudes de planification et d’organisation sont également nécessaires pour s’assurer que les échantillons sont bien reçus.

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